Zakupy

A. Zakup aparatury w ramach nowego przetargu

Zakupu aparatury można dokonać na dwa sposoby:

1.       W drodze przetargu wydziałowego – zapotrzebowanie na sprzęt jest zgłaszane do Dziekanatu Ogólnego.

2.       W drodze przetargu centralnego – zapotrzebowanie na sprzęt zgłaszane jest do Działu Wsparcia Informatycznego UW.

●        Po rozstrzygnięciu przetargu i dostarczeniu na Wydział sprzętu oraz faktury, kierownik Dziekanatu Ogólnego przekazuje dokumenty do Sekcji Administracyjnej, która przygotowuje odpowiednie dokumenty (protokół odbioru, OT).

●        Sekcja Administracyjna wpisuje dane o nowym sprzęcie do bazy środków trwałych, w tym informację o osobie materialnie odpowiedzialnej, która następnie odbiera zakupiony sprzęt.

●        Koszty księgowane są w grancie po przesłaniu do Kwestury pełnej dokumentacji zawierającej OT

Uwaga: cały proces może trwać nawet 3-6 miesięcy

B. Zakupy licencji, oprogramowania, artykułów biurowych i innych artykułów objętych procedurą przetargową UW

●        Zakupu licencji i oprogramowania, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW, dokonuje się za pośrednictwem DWI UW.

●        Zakupu artykułów biurowych, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW (np. papier, tonery, wybrane artykuły biurowe), dokonuje się za pośrednictwem kierownika Sekcji Administracyjnej.

C. Pozostałe zakupy

●        Zakupu pozostałych artykułów, zgodnych z kosztorysem projektu (kwalifikowalnych z uwagi na źródło finansowania) o wartości poniżej 50 000 zł dokonuje się według następującej procedury:

  1. Porównanie cen rynkowych w co najmniej trzech źródłach (udokumentowane zebraniem ofert)

·         W przypadku zakupu w formie zaliczkowej – fakturę wystawioną na UW wraz z opisem należy przekazać do Sekcji Finansowej WNE w celu zapłaty, wraz z treścią opisu faktury (co jest kupowane, cel zakupu (np. „do realizacji badań”), źródło finansowania).

·         W przypadku zakupu z wykorzystaniem środków własnych należy:

    1. Wystąpić do Dziekana ds. finansowych o zgodę na zakup z wykorzystaniem prywatnych środków (w formie emaila)
    2. Dokonać zakupu
    3. Przekazać do Sekcji Finansowej WNE fakturę wystawioną na UW wraz z odpowiednim opisem na odwrocie (co zostało zakupione, cel zakupu, źródło finansowania, prośba o zwrot poniesionego kosztu na prywatne konto, podpis), wraz z wydrukiem zgody na zakup z wykorzystaniem własnych środków oraz potwierdzeniem dokonania płatności (paragon, potwierdzenie dokonania operacji z konta/karty kredytowej).
  1. Od 1 września 2021 r. istnieje możliwość dokonywania np. opłat konferencyjnych czy za publikacje naukowe kartą płatniczą UW za pośrednictwem Pani Agnieszki Cichockiej z Sekcji Badań i Publikacji. W ten sposób uniknąć można niekorzystnych różnic kursowych związanych z korzystaniem z prywatnej karty kredytowej. W celu dokonania transakcji należy skontaktować się bezpośrednio z Panią Agnieszką oraz wypełnić i dostarczyć formularz. Obowiązek dostarczenia prawidłowej faktury w związku ze zrealizowanym wydatkiem spoczywa na nauczycielu akademickim.
  2. Zakupy o wartości przekraczającej równowartość kwoty 50 000 zł dokonuje się zgodnie z zapisami Zarządzenia Rektora UW.​​​​​​

D. Opłaty konferencyjne

●        W przypadku zapłaty w formie przelewu dokonywanego przez UW należy złożyć w Sekcji Finansowej wniosek o przygotowanie dla kwestury UW zlecenia wykonania przelewu, dołączając dostarczony przez wyjeżdżającego opisany formularz rejestracyjny konferencji, podpisany przez dysponenta środków i w razie potrzeby inne dokumenty pozwalające uzasadnić termin i kwotę przelewu.

●        W przypadku zapłaty z wykorzystaniem własnych środków należy uzyskać wcześniejszą zgodę Dziekana ds. Finansowych. Po złożeniu kompletu dokumentów Sekcja Finansowa przygotowuje dla Kwestury rozliczenie płatności i wnioskuje o zwrot poniesionego kosztu na konto pracownika.


Uwagi: Warunkiem koniecznym wszelkich zakupów oraz wypłat jest ich zgodność z kosztorysem projektu.

Podstawą rozliczenia zakupu/płatności jest przedstawienie w Sekcji Finansowej faktury wystawionej na:

Uniwersytet Warszawski

ul. Krakowskie Przedmieście 26/28

00-927 Warszawa

NIP 525-001-12-66

Akceptowane są faktury w wersji papierowej lub elektronicznej.

W przypadku regularnych zakupów (np. realizacji większych projektów) istnieje możliwość wystąpienia o służbową kartę kredytową.