Zakupy

A. Zakup aparatury w ramach nowego przetargu

Zakupu aparatury można dokonać na dwa sposoby:

1. W drodze przetargu wydziałowego – zapotrzebowanie na sprzęt jest zgłaszane do Dziekanatu Ogólnego.
2. W drodze przetargu centralnego – zapotrzebowanie na sprzęt zgłaszane jest do Działu Wsparcia Informatycznego UW.

• Po rozstrzygnięciu przetargu i dostarczeniu na Wydział sprzętu oraz faktury, kierownik Dziekanatu Ogólnego przekazuje dokumenty do Sekcji Administracyjnej, która przygotowuje odpowiednie dokumenty (protokół odbioru, OT).
• Sekcja Administracyjna wpisuje dane o nowym sprzęcie do bazy środków trwałych, w tym informację o osobie materialnie odpowiedzialnej, która następnie odbiera zakupiony sprzęt.
• Koszty księgowane są w grancie po przesłaniu do Kwestury pełnej dokumentacji zawierającej OT

B. Zakupy licencji, oprogramowania, artykułów biurowych i innych artykułów objętych procedurą przetargową UW

• Zakupu licencji i oprogramowania, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW, dokonuje się za pośrednictwem DWI UW.
• Zakupu artykułów biurowych, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW (np. papier, tonery, wybrane artykuły biurowe), dokonuje się za pośrednictwem kierownika Sekcji Administracyjnej.

C. Pozostałe zakupy

Zakupu pozostałych artykułów, zgodnych z kosztorysem projektu (kwalifikowalnych z uwagi na źródło finansowania) o wartości poniżej 50 000 zł dokonuje się według następującej procedury:

1. Porównanie cen rynkowych w co najmniej trzech źródłach (udokumentowane zebraniem ofert)

• W przypadku zakupu w formie zaliczkowej – fakturę wystawioną na UW wraz z opisem należy przekazać do Sekcji Finansowej WNE w celu zapłaty, wraz z treścią opisu faktury (co jest kupowane, cel zakupu (np. „do realizacji badań”), źródło finansowania).
• W przypadku zakupu z wykorzystaniem środków własnych należy:
  • Wystąpić do Dziekana ds. finansowych o zgodę na zakup z wykorzystaniem prywatnych środków (w formie emaila)
  • Dokonać zakupu
  • Przekazać do Sekcji Finansowej WNE fakturę wystawioną na UW wraz z odpowiednim opisem na odwrocie (co zostało zakupione, cel zakupu, źródło finansowania, prośba o zwrot poniesionego kosztu na prywatne konto, podpis), wraz z wydrukiem zgody na zakup z wykorzystaniem własnych środków oraz potwierdzeniem dokonania płatności (paragon, potwierdzenie dokonania operacji z konta/karty kredytowej).

2. Od 1 września 2021 r. istnieje możliwość dokonywania np. opłat konferencyjnych czy za publikacje naukowe kartą płatniczą UW za pośrednictwem Pani Agnieszki Cichockiej lub Pani Magdaleny Lewandowskiej z Sekcji Badań i Publikacji. W ten sposób uniknąć można niekorzystnych różnic kursowych związanych z korzystaniem z prywatnej karty kredytowej. W celu dokonania transakcji należy skontaktować się bezpośrednio z Panią Agnieszką oraz wypełnić i dostarczyć formularz. Obowiązek dostarczenia prawidłowej faktury w związku ze zrealizowanym wydatkiem spoczywa na nauczycielu akademickim.
3. Zakupy o wartości przekraczającej równowartość kwoty 50 000 zł dokonuje się zgodnie z zapisami Zarządzenia Rektora UW.​​​​​​

D. Opłaty konferencyjne

• W przypadku zapłaty w formie przelewu dokonywanego przez UW należy złożyć w Sekcji Finansowej wniosek o przygotowanie dla kwestury UW zlecenia wykonania przelewu, dołączając dostarczony przez wyjeżdżającego opisany formularz rejestracyjny konferencji, podpisany przez dysponenta środków i w razie potrzeby inne dokumenty pozwalające uzasadnić termin i kwotę przelewu.
• W przypadku zapłaty z wykorzystaniem własnych środków należy uzyskać wcześniejszą zgodę Dziekana ds. Finansowych. Po złożeniu kompletu dokumentów Sekcja Finansowa przygotowuje dla Kwestury rozliczenie płatności i wnioskuje o zwrot poniesionego kosztu na konto pracownika.

Uwagi: Warunkiem koniecznym wszelkich zakupów oraz wypłat jest ich zgodność z kosztorysem projektu.

E. Rozliczanie zakupów

1. Podstawą rozliczenia zakupu/płatności jest przedstawienie w Sekcji Finansowej faktury wystawionej na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Jedynie w przypadku zakupu okularów korekcyjnych z prośbą o zwrot (limit 500 zł) faktura powinna być wystawiona na imię i nazwisko osoby kupującej po uprzednim otrzymaniu skierowania od lekarza medycyny pracy. Zwrot za okulary następuję raz na 4 lata .

2. Na podstawie faktur Uniwersytet:

a) dokonuje zapłaty za zakup na rzecz sprzedawcy, jeżeli zakup nie został opłacony

b) jeśli zapłata została dokonana ze służbowej karty wykonuje rozliczenie wydatku

c) jeśli zapłata została dokonana z użyciem środków prywatnych wykonuje rozliczenie wydatku i zwraca środki pracownikowi, który je wyłożył.

3. Akceptowane są faktury w wersji papierowej lub elektronicznej. W wersji papierowej na odwrocie faktury należy napisać kogo faktura dotyczy, na co przeznaczono środki oraz podać źródło finansowania np. NCN (numer projektu), IDUB czy BST. Taką samą treść należy umieścić w procesie elektronicznego, merytorycznego zatwierdzania faktur (zob.pkt.7)

4. Służbowe karty są dostępne w Sekcji ds. Badań i Publikacji, płatności dokonują pracownicy Sekcji w ramach dostępnych limitów (20 0000 zł/ 1 miesiąc).

5. W przypadku regularnych zakupów (np. realizacji większych projektów) istnieje możliwość wystąpienia o indywidualną służbową kartę kredytową; limit na karcie wynosi maksymalnie 20 000 zł a przyznana kwota zależy od uzasadnionych potrzeb wydatkowych.

O kartę można wystąpić do Pełnomocnika Kwestora/Kierownika Sekcji Finansowej p. Beaty Żak,  po uprzednio otrzymanej akceptacji Prodziekan ds. Finansowych dr hab. Urszuli  Sztandar – Sztanderskiej, prof. ucz.

6. Sfinansowanie zakupu z prywatnych środków można zrealizować – co do zasady – wówczas, kiedy płatność jest wymagana w momencie zakupu i nie dysponuje się możliwością skorzystania z karty służbowej. Przed takim zakupem ze środków prywatnych należy uzyskać zgodę Prodziekan ds. Finansowych dr hab. Urszuli  Sztandar – Sztanderskiej, prof. ucz.

7. Wszystkie faktury (papierowe i elektroniczne) zostają poddane elektronicznemu obiegowi dokumentów. Po otrzymaniu faktury należy przekazać ją do Sekcji Finansowej gdzie jest skanowana, a następnie  przesłana drogą mailową do osoby merytorycznie odpowiedzialnej za zakup.

Szczegółowa instrukcja dotycząca postępowania przy opisywaniu i zatwierdzaniu faktur w systemie SAP znajduje się tutaj.
Elektroniczny obieg faktur jest dostępny z komputera znajdującego się w sieci wydziałowej (uniwersyteckiej) lub za pośrednictwem łącza VPN. Instrukcja podłączenia do VPN znajduje się tutaj.

Przekazujemy również poglądowy film ze szkolenia przeznaczony dla osób, które akceptują i opisują faktury merytorycznie.

https://drive.google.com/file/d/1vSQsuAjFHXcnjYUgIL3bTKqu9BoSkQSA/view?usp=drive_link

W przypadku pytań lub wątpliwości zapraszamy do kontaktu z Sekcją Finansową oraz Sekcją Informatyczną.