Zakupy

A. Zakup aparatury w ramach nowego przetargu

Zakupu aparatury można dokonać na dwa sposoby:

1. W drodze przetargu wydziałowego – zapotrzebowanie na sprzęt jest zgłaszane do Sekcji Spraw Pracowniczych UW.
2. W drodze przetargu centralnego – zapotrzebowanie na sprzęt zgłaszane jest do Działu Wsparcia Informatycznego UW.

• Po rozstrzygnięciu przetargu i dostarczeniu na Wydział sprzętu oraz faktury, kierownik Sekcji Spraw Pracowniczych UW przekazuje dokumenty do Sekcji Administracyjnej, która przygotowuje odpowiednie dokumenty (protokół odbioru, OT).
• Sekcja Administracyjna wpisuje dane o nowym sprzęcie do bazy środków trwałych, w tym informację o osobie materialnie odpowiedzialnej, która następnie odbiera zakupiony sprzęt.
• Koszty księgowane są w grancie po przesłaniu do Kwestury pełnej dokumentacji zawierającej OT

B. Zakupy licencji, oprogramowania, artykułów biurowych i innych artykułów objętych procedurą przetargową UW

• Zakupu licencji i oprogramowania, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW, dokonuje się za pośrednictwem DWI UW. Zamówienia skłądane są w systemie DOCSENSE
• Zakupu artykułów biurowych, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW (np. papier, tonery, wybrane artykuły biurowe), dokonuje się za pośrednictwem kierownika Sekcji Administracyjnej.

C. Zakup książek i e-booków za pośrednictwem Biblioteki WNE UW

Zakup książek w wersji papierowej na Wydziale Nauk Ekonomicznych UW możliwy jest za pośrednictwem Biblioteki Wydziału.
Prosimy o kontakt z Biblioteką w celu złożenia zamówienia i uzyskania wyceny. Kontakt: ^Gsd'V36XyLZRT%~c7a`KIzW.1w]#[V1ULqL%1=q@F8kymIDWXT#_M7|d

W przypadku e-booków możliwe jest również wsparcie Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie (BUW).
W takich sytuacjach prosimy o kontakt z p. Joanną Kulicką: ^Gsd'V36XyLZRT%~c7a`K]#[IPcmnLzz8e*qHL0dH-jQ4

D. Pozostałe zakupy

Zakupu pozostałych artykułów, zgodnych z kosztorysem projektu (kwalifikowalnych z uwagi na źródło finansowania) o wartości poniżej 50 000 zł dokonuje się według następującej procedury:

1. Porównanie cen rynkowych w co najmniej trzech źródłach (udokumentowane zebraniem ofert)

• W przypadku zakupu w formie zaliczkowej – fakturę proforma wystawioną na UW wraz z opisem należy przekazać do Sekcji Finansowej WNE w celu zapłaty, wraz z treścią opisu faktury (co jest kupowane, cel zakupu (np. „do realizacji badań”), źródło finansowania).
• W przypadku zakupu z wykorzystaniem środków własnych należy:
  • Wystąpić do Dziekana o zgodę na zakup z wykorzystaniem prywatnych środków (w formie emaila na adres: ^Gsd'V36XyLZRT%~c7a`KIzW.1w2=S0N]#[O6cI}@s|6hUA8CcmWwxX6#&M$=]q0\{7)
  • Dokonać zakupu i dostarczyć Sekcji Finansowej fakturę z opisem na odwrocie (co zostało zakupione, cel zakupu, źródło finansowania, prośba o zwrot poniesionego kosztu na prywatne konto, podpis), wraz z wydrukiem zgody na zakup z wykorzystaniem własnych środków oraz potwierdzeniem dokonania płatności (paragon, potwierdzenie dokonania operacji z konta/karty kredytowej). Akceptowane są faktury w wersji papierowej lub elektronicznej. W wersji papierowej na odwrocie faktury należy napisać kogo faktura dotyczy, na co przeznaczono środki oraz podać źródło finansowania np. NCN (numer projektu), IDUB czy BST. Taką samą treść należy umieścić w procesie elektronicznego, merytorycznego zatwierdzania faktur.

2. Od 1 września 2021 r. istnieje możliwość dokonywania np. opłat konferencyjnych czy członkowskich kartą płatniczą UW, dostępną w Sekcji ds. Badań i Publikacji (limit miesięczny: 20 000 zł). W celu dokonania transakcji należy skontaktować się bezpośrednio z Sekcją - ^Gsd'V36XyLZRT%~c7a`]#[F6USwPN.G_UPJ]gcYDRM. Obowiązek dostarczenia prawidłowej faktury w związku ze zrealizowanym wydatkiem spoczywa na osobie zlecającej zakup. 

   W przypadku regularnych zakupów (np. realizacji większych projektów) istnieje możliwość wystąpienia o indywidualną służbową kartę kredytową; limit na karcie wynosi maksymalnie 20 000 zł a przyznana kwota zależy od uzasadnionych potrzeb wydatkowych.

   O kartę można wystąpić do Pełnomocnika Kwestora/Kierownika Sekcji Finansowej p. Beaty Żak, po uprzednio otrzymanej akceptacji Dziekana.

3. Zakupy o wartości przekraczającej równowartość kwoty 50 000 zł dokonuje się zgodnie z zapisami Zarządzenia Rektora UW.​​​​​​
4. Warunkiem koniecznych dokonania zakupów jest ich zgodność z kosztorysem projektu.

5. Wszystkie faktury (papierowe i elektroniczne) zostają poddane elektronicznemu obiegowi dokumentów. Po otrzymaniu faktury należy przekazać ją do Sekcji Finansowej, gdzie jest skanowana, a następnie przesłana drogą mailową do osoby merytorycznie odpowiedzialnej za zakup.

   Szczegółowa instrukcja dotycząca postępowania przy opisywaniu i zatwierdzaniu faktur w systemie SAP znajduje się tutaj.
   Elektroniczny obieg faktur jest dostępny z komputera znajdującego się w sieci wydziałowej (uniwersyteckiej) lub za pośrednictwem łącza VPN. Instrukcja podłączenia do VPN znajduje się tutaj.

   Przekazujemy również poglądowy film ze szkolenia przeznaczony dla osób, które akceptują i opisują faktury merytorycznie.

   https://drive.google.com/file/d/1vSQsuAjFHXcnjYUgIL3bTKqu9BoSkQSA/view?usp=drive_link

   W przypadku pytań lub wątpliwości zapraszamy do kontaktu z Sekcją Finansową oraz Sekcją Informatyczną.