Zakupy
A. Zakup aparatury w ramach nowego przetargu
Zakupu aparatury można dokonać na dwa sposoby:
- W drodze przetargu wydziałowego – zapotrzebowanie na sprzęt jest zgłaszane do Dziekanatu Ogólnego.
- W drodze przetargu centralnego – zapotrzebowanie na sprzęt zgłaszane jest do Działu Wsparcia Informatycznego UW.
- Po rozstrzygnięciu przetargu i dostarczeniu na Wydział sprzętu oraz faktury, kierownik Dziekanatu Ogólnego przekazuje dokumenty do Sekcji Administracyjnej, która przygotowuje odpowiednie dokumenty (protokół odbioru, OT).
- Sekcja Administracyjna wpisuje dane o nowym sprzęcie do bazy środków trwałych, w tym informację o osobie materialnie odpowiedzialnej, która następnie odbiera zakupiony sprzęt.
- Koszty księgowane są w grancie po przesłaniu do Kwestury pełnej dokumentacji zawierającej OT
Uwaga: cały proces może trwać nawet 3-6 miesięcy
B. Zakupy licencji, oprogramowania, artykułów biurowych i innych artykułów objętych procedurą przetargową UW
- Zakupu licencji i oprogramowania, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW, dokonuje się za pośrednictwem DWI UW.
- Zakupu artykułów biurowych, które podlegają procedurze przetargowej na poziomie UW (np. papier, tonery, wybrane artykuły biurowe), dokonuje się za pośrednictwem kierownika Sekcji Administracyjnej.
C. Pozostałe zakupy
Zakupu pozostałych artykułów, zgodnych z kosztorysem projektu (kwalifikowalnych z uwagi na źródło finansowania) o wartości poniżej 50 000 zł dokonuje się według następującej procedury:
- Porównanie cen rynkowych w co najmniej trzech źródłach (udokumentowane zebraniem ofert)
- W przypadku zakupu w formie zaliczkowej – fakturę wystawioną na UW wraz z opisem należy przekazać do Sekcji Finansowej WNE w celu zapłaty, wraz z treścią opisu faktury (co jest kupowane, cel zakupu (np. „do realizacji badań”), źródło finansowania).
- W przypadku zakupu z wykorzystaniem środków własnych należy:
- Wystąpić do Dziekana ds. finansowych o zgodę na zakup z wykorzystaniem prywatnych środków (w formie emaila)
- Dokonać zakupu
- Przekazać do Sekcji Finansowej WNE fakturę wystawioną na UW wraz z odpowiednim opisem na odwrocie (co zostało zakupione, cel zakupu, źródło finansowania, prośba o zwrot poniesionego kosztu na prywatne konto, podpis), wraz z wydrukiem zgody na zakup z wykorzystaniem własnych środków oraz potwierdzeniem dokonania płatności (paragon, potwierdzenie dokonania operacji z konta/karty kredytowej).
- Od 1 września 2021 r. istnieje możliwość dokonywania np. opłat konferencyjnych czy za publikacje naukowe kartą płatniczą UW za pośrednictwem Pani Agnieszki Cichockiej z Sekcji Badań i Publikacji. W ten sposób uniknąć można niekorzystnych różnic kursowych związanych z korzystaniem z prywatnej karty kredytowej. W celu dokonania transakcji należy skontaktować się bezpośrednio z Panią Agnieszką oraz wypełnić i dostarczyć formularz. Obowiązek dostarczenia prawidłowej faktury w związku ze zrealizowanym wydatkiem spoczywa na nauczycielu akademickim.
- Zakupy o wartości przekraczającej równowartość kwoty 50 000 zł dokonuje się zgodnie z zapisami Zarządzenia Rektora UW.
D. Opłaty konferencyjne
- W przypadku zapłaty w formie przelewu dokonywanego przez UW należy złożyć w Sekcji Finansowej wniosek o przygotowanie dla kwestury UW zlecenia wykonania przelewu, dołączając dostarczony przez wyjeżdżającego opisany formularz rejestracyjny konferencji, podpisany przez dysponenta środków i w razie potrzeby inne dokumenty pozwalające uzasadnić termin i kwotę przelewu.
- W przypadku zapłaty z wykorzystaniem własnych środków należy uzyskać wcześniejszą zgodę Dziekana ds. Finansowych. Po złożeniu kompletu dokumentów Sekcja Finansowa przygotowuje dla Kwestury rozliczenie płatności i wnioskuje o zwrot poniesionego kosztu na konto pracownika.
Uwagi: Warunkiem koniecznym wszelkich zakupów oraz wypłat jest ich zgodność z kosztorysem projektu.
Podstawą rozliczenia zakupu/płatności jest przedstawienie w Sekcji Finansowej faktury wystawionej na:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Akceptowane są faktury w wersji papierowej lub elektronicznej.
W przypadku regularnych zakupów (np. realizacji większych projektów) istnieje możliwość wystąpienia o służbową kartę kredytową.