Podróże krajowe i zagraniczne

WYJEŻDŻAJĄCY,

jeśli wnioskuje o zaliczkę w kasie UW, najpóźniej na 14 dni przed terminem wyjazdu składa w Sekcji Finansowej:

  1. w przypadku pracownika Wydziału:
    • w przypadku wyjazdu zagranicznego, uniwersytecki wniosek wyjazdowy, a w przypadku wyjazdu krajowego – polecenie wyjazdu służbowego 
    • w przypadku podróży lotniczej – zlecenie wykupu biletu lotniczego (bądź tanimi liniami); wypełnione bez numeru rezerwacji i ostatecznej ceny,
    • wyjeżdżający pracownik może we własnym zakresie ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
  2. w przypadku osoby niebędącej pracownikiem UW:
    • należy zawrzeć z zainteresowanym umowę cywilno-prawną finansowania wyjazdów krajowych/zagranicznych (stronami umowy są wyjeżdżający i UW). Zalecane jest, aby wyjeżdżający rozliczył wyjazd w swojej jednostce macierzystej, a WNE następnie refundował jednostce poniesione koszty na podstawie noty obciążeniowej popartej odpowiednią dokumentacją, zgodnie z umową,
    • należy wypełnić zgłoszenie pobytu gościa UW,
    • dysponent środków składa w Sekcji Finansowej zgłoszenie pobytu gościa podając: imię i nazwisko, kraj, stopień naukowy, nr i rodzaj dokumentu (paszport, dowód), czas pobytu, miejsce zakwaterowania i wysokość diety pobytowej,
    • goście są kwaterowani w hotelach UW: Hera, Sokrates, Cyklotron, w pokojach gościnnych PAN (IPPT, IBiB, IBB, IM) lub w uzasadnionych przypadkach w hotelach, z którymi UW ma podpisaną umowę. W innym przypadku zapraszający składa w Sekcji Finansowej stosowne podanie do Dziekana ds. finansowych.

REZERWACJA I ZAKUP BILETÓW LOTNICZYCH

mogą być dokonywane wyłącznie w biurze obsługującym UW wyłonionym w drodze przetargu jest to WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa (ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn), uw@whynottravel.pl. Umowa z WhyNot Travel (§ 6 p. 3) stanowi, między innymi:

  1. Kupującemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez WhyNot Travel z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet.
  2. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Sprzedawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Kupujący ma prawo kupić bilet w innym biurze lub u przewoźnika. Kupujący ma prawo do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i/lub wizy.
  3. Zgodnie z umową, WhyNot Travel zobowiązuje się oferować bilety lotnicze przewoźników niskokosztowych bez pobierania od Zamawiającego dodatkowej opłaty za pośrednictwo w ich zakupie i wystawieniu.
  4. Należy porównywać ceny tego samego lotu w wybranym biurze i w WhyNot Travel albo upewnić się, że WhyNot Travel nie ma go w swojej ofercie oraz uzyskać pisemną zgodę kierownika BWZ UW; tel. 22 55 24 009.

BILETY KOLEJOWE

kupuje się we własnym zakresie. 

WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO 

jako środka lokomocji możliwe jest jedynie za pisemną zgodą dziekana ds. finansowych. Odpowiednia prośba z uzasadnieniem i umowa (dotycząca użycia pojazdu w podróży służbowej) dołączane są do dokumentacji wyjazdu składanej w Sekcji Finansowej. Niezbędne są także badania lekarskie (ws. badań należy kierować się do Dziekanatu Ogólnego).

ZALICZKA NA POCZET WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

jest przekazywana przelewem bądź jest do odbioru w kasie głównej UW (ul. Karowa 20) nie wcześniej niż 7 dni przed terminem wyjazdu.

ROZLICZENIE WYJAZDÓW

Zagranicznych

  • Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej służy formularz Rachunek kosztów podróży. Do rachunku osoba wyjeżdżająca załącza oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).
  • Rozliczenia wyjazdów zagranicznych odbywają się do 14 dni po powrocie w Kwesturze UW na ul. Karowej 20, w Sekcji Obrotu Zagranicznego (p. 406), drogą mailową lub poprzez kontakt z pracownikami ww. sekcji, tel.: 22 55 23 209, 22 55 23 293, 22 55 23 305.
  • Informacje potrzebne do rozliczenia wyjazdu:
  • godzina wyjazdu z kraju (godzina startu samolotu),
  • godzina powrotu do kraju (godzina lądowania samolotu),
  • liczba obiadów i kolacji zapewnionych przez zapraszających, uwzględnionych w opłacie konferencyjnej, liczba śniadań w hotelu,
  • skany potrzebnych dokumentów (faktura za hotel, bilety kolejowe, faktury potwierdzające wszelkie inne koszty związane z wyjazdem).
  • Wszelkich dodatkowych informacji dotyczących rozliczeń udziela Sekcja Finansowa.

Krajowych - w Sekcji Finansowej poprzez złożenie:

  • wypełnionego polecenie wyjazdu służbowego (pracownicy)
  • lub rachunku kosztów podróży (doktoranci, studenci, osoby spoza UW).
    Rozliczenie przedpłaty (przelewu) i kosztów hotelu następuje na podstawie faktur, podróży - na podstawie oryginałów biletów, a użycie samochodu prywatnego - na podstawie wypełnionego formularza rachunku kosztów podróży oraz ewidencji przebiegu pojazdu.

Uwaga: Wyjazdy służbowe powinny być planowane tak, aby czas pobytu w delegacji ograniczał się do uzasadnionego ekonomicznie minimum, wystarczającego do właściwego wykonania powierzonych zadań. Pobyt dłuższy niż niezbędny wymaga zgody dziekana i wzięcia urlopu.

 

Zdjęcie ilustracyjne