Umowy cywilnoprawne w projektach

A. Zawarcie umowy

1. Wszelkie umowy (np. o przeniesienie praw autorskich, o dzieło, zlecenia) i towarzyszące im rachunki oraz protokoły odbioru dzieła, związane z realizacją projektów, składane są w Sekcji ds. Badań i Publikacji.
2. Odpowiedni wzór umowy można uzyskać w Sekcji ds. Badań i Publikacji, opiekun projektu służy pomocą w ich wypełnianiu.
3. Na życzenie Kierownika Projektu, przygotowanie umów przejmuje opiekun projektu, na podstawie informacji (typ umowy, przedmiot umowy, termin wykonania, dane wykonawcy) przekazanych przez Kierownika Projektu
4. Wraz z umową wykonawca składa, w razie potrzeby, wypełniony w wersji elektronicznej lub papierowej odpowiedni druk zgłoszenia do ZUS (druk RUD/ZUA/ZZA)
5. Datę zawarcia umowy wypełnia ostatnia podpisująca osoba tj. p.o. Kwestora na WNE.

B. Rozliczenie umowy

1. Wykonawca przekazuje do Sekcji ds. Badań i Publikacji rachunek, protokół odbioru dzieła oraz wykonaną pracę.
2. Wykonanie umowy potwierdzane jest przez Kierownika Projektu przez złożenie podpisu na rachunku i protokole odbioru dzieła.
3. W przypadku zawarcia umowy z Kierownikiem Projektu wykonanie umowy potwierdza Prodziekan ds. finansowych poprzez złożenie swojego podpisu na rachunku oraz protokole odbioru dzieła.
4. Sekcja ds. Badań i Publikacji przekazuje komplet dokumentów do Sekcji Finansowej.
5. Umowy płatne z projektów mogą być składane do realizacji nie później niż na miesiąc przed datą zakończenia projektu. W grudniu okres składania umów i rachunków jest skrócony, zgodnie z zarządzeniem Kwestora UW (zazwyczaj do pierwszej dekady miesiąca).

Uwaga: Umowy należy dostarczać do Sekcji ds. Badań i Publikacji na bieżąco przez cały rok, nie później niż do końca listopada danego roku.

Uwaga: Od 2021-01-01 Uniwersytet Warszawski jest zobligowany do zgłaszania do ZUS wszystkich umów o dzieło, zawartych z osobami niepozostającymi w stosunku pracy z Uniwersytetem, w związku z powyższym należy przekazać do Kwestury w terminie 4 dni od daty zawarcia umowy oryginał umowy o dzieło wraz z wypełnionym i podpisanym przez Dziekana/kierownika jednostki drukiem RUD.